Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen nur unter den engen Voraussetzungen des § 32 BDSG erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. § 32 BDSG unterteilt dabei in zwei Bereiche:

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten des Beschäftigten für:

1. Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist;

2. zur Aufdeckung von Straftaten, wenn tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die einen Tatverdacht begründen, wobei die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten zur Aufdeckung erforderlich sein muss. Schutzwürdige Interessen des Beschäftigten nicht überwiegen und Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Zudem ermöglicht § 28 BDSG den Umgang mit personenbezogenen Daten auch außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt (§ 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG).

Umgang mit Beschäftigtendaten vor, während und nach dem Beschäftigungsverhältnis

Der Arbeitgeber darf solche Daten des Beschäftigten erheben, die für das Beschäftigungsverhältnis zweckmäßig sind (§ 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG). Die Datenerhebung beginnt bereits im Bewerbungsprozess. Hier darf der Arbeitgeber Daten der Bewerber erheben, verarbeiten und nutzen, wobei der gesamte Bewerbungsprozess von § 32 BDSG umfasst wird – von der Stellenausschreibung bzw. Initiativbewerbung bis hin zur endgültigen Ablehnung oder Einstellung des Bewerbers.

Für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses ist es für den Arbeitgeber notwendig, bestimmte Daten seiner Beschäftigten zu bekommen und zu nutzen. Das BDSG erlaubt den Umgang mit Daten, die zur Durchfürhung des Beschäftigtenverhältnisses bestimmt sind. Das sind solche Daten, die der Arbeitgeber zur Erfüllung und Wahrnehmung seiner Rechte und Pflichten gegenüber dem Beschäftigten vernünftigerweise benötigt.

Das sind bspw.:
– Pflichten im Zusammenhang mit der Personalverwaltung
– Lohn – und Gehaltsabrechnung 
– Ausübung des Weisungsrechts und Kontrollen der Leistung des oder des Verhaltens des Beschäftigten.

Bei Kontrollmaßnahmen hinsichtlich der Leistung und des Verhaltens des Beschäftigten darf der Arbeitgeber neben den Daten über die Person, wie Name, Alter, Beruf auch solche über die Qualifikation und Einsatzfähigkeit des Betroffenen speichern und nutzen. Auch Daten, die erst zukünftig möglicherweise Verwendung finden, dürfen vom Arbeitgeber erhoben und gespeichert und ggf. später genutzt werden. Deutlich wird dies am Beispiel des Familienstandes. „Dieser kann für Sozialleistungen, die Sozialauswahl bei Kündigungen und für Entscheidungen über die Versetzung oder auswärtigem Arbeitseinsatz wichtig werden. Auch wenn Kündigungen nicht allgegenwärtig bevorstehen, ist die Speicherung solcher Daten, die für die Entscheidung über eine Kündigung, wie bspw. der Familienstand erheblich sind, zulässig.“ (DB 1987, 1048 = RDV 1987, 129)

Dagegen ist es unzulässig, Daten zu sammeln, mit denen der erstrebte Zweck gar nicht erreicht werden kann.

Beispiel: Ungeeignet und unzulässig i.S.d. § 32 BDSG ist das Sammeln von Daten eines Arbeitnehmers, um einen Grund zu finden, diesen kündigen zu können, weil dieser sich für die Gründung eines Betriebsrates stark macht.

Zur Überprüfung der Beschäftigten darf der Arbeitgeber die Einhaltung der Arbeitszeit durc h Zeiterfassungssysteme, Magnetkarten, Stechuhren o.ä. kontrollieren, wobei die systematische Erfassung jeder kurzen Pause (wie bspw. Eines Toilettenpause) unzulässig ist.

Im Grundsatz hat der Arbeitgeber einen weiten Spielraum bei der Überprüfung der Arbeitnehmer.

Sicherlich muss es dem Arbeitgeber erlaubt sein, die Leistung un das Verhalten seiner Beschäftigten überpüfen zu können. Dabei muss der Arbeitgeber aber die schutzwürdigen Interssen der Beschäftigten berücksichtigen. Insoweit ergibt sich eine besondere Problematik aus dem heimlichen Erheben von Beschäftigtendaten. Denn das wichtigste Prinzip des BDSG ist der Grundatz der Direkterhebung von Daten bei dem Betroffenen. Insoweit sind bei heimlichen Überwachung besonders im Verhältnis zu den Interessen der betroffenen Beschäftigten zu beachten. Denn heimliche Kontrollmaßnahmen sind regelmäßig einschneidender als dem Betroffenen bekannte Maßnahmen. Wenn das angestrebte Ziel durch eine nicht heimliche, also dem Betroffenen bekannte Kontrollmaßnahme erreicht werden kann, ist ein heimliches Vorgehen nicht erforderlich und somit unzulässig im Sinne des § 32 BDSG.

Ein heimliches Vorgehen kann jedoch für den Arbitgeber sehr praktikabel sein, z.B. Bei Stichproben zur Korruptionsbekäpmfung oder bei internen Ermittlungen. Daher ist es empfehlenswert, wenn der Arbeitgeber vorher in abstrakter Form auf die Durchführung von Kontrollen und Überwachungsmaßnahmen hinweist. Als effektives Mittel zur zulässigen Einführung heimlicher Kontrollmaßnahmen haben sich in der Praxis Betriebsvereinbarungen erwiesen, die den Arbeitnehmern bekannt gemacht wird. Insoweit wird dann fraglich sein, ob eine in abstrakter Form angekündigte und dann konkret durchgeführte Überwachung oder Kontrolle überhaupt noch heimlich ist.

Ganz ohne Einwilligung des betroffenen Bschäftigten dürfen personenbezogene Daten im Rahmen der arbeitsvertraglichen Beziehung durch den Arbeitgeber erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies zur Geltendmachung, Verteidigung oder Ausübung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdigen Interessen des betroffenen Beschäftgten überwiegen (§ 32 Aba. 1 iVm § 28 Abs. 6 BDSG).

Umgang mit Beschäftigtendaten zur Aufdeckung von Straftaten im
Beschäftigungsverhältnis

§ 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG enthält strenge Regeln bezüglich des Umgangs mit Beschäftigtendaten zur Aufdeckung von Straftaten. Der Anwendungsbereich der Norm erstreckt sich allein auf dem Umgang mit Beschäftigtendate zu Aufklärung bereits begangener Straftaten. Soweit es um die Verhinderung zukünftiger Straftaten geht, richten sich die Anforderungen nach § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Zu den einzelnen Voraussetzungen (nach Wybitul, Handbuch Datenschutz im Unternehmen, Rn 201, S. 110):

Straftat im Beschäftigungsverhältnis

Das betreffende Strafdelikt muss einen gewissen Bezug zum Beschäftigungsverhältnis haben. Die wird der Fall sein sowohl bei im Zusammenhang mit der Erfüllung der Arbeitsleistung begangenen Straftaten als auch bei Delikten, die lediglich bei der Gelegenheit der Beschäftigung begangen worden sind.

Ein Bezug zum Arbeitsverhältnis bzw. Beschäftigtenverhältnis ist bereits dann zu bejahen, wenn die Aufdeckung der vermutetn Straftat auch Auswikungen auf das Unternehmen hätte.

Beispiele:
– Betrug, Diebstahl, Untreue oder Unterschlagung zulasten des Arbeigebers; unlauterer Wettbewerb nach § 17 UWG;

– Entzug der Fahrerlaubnis wegen Trunkenheit am Steuer beeinflusst den Arbeitgeber grundsätzlich zwar nicht; wenn der vom Entzug der Fahrerlaubnis betroffene Arbeitnehmer jedch als Kraftfahrer eingestellt ist, besteht für den Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse, Nachforschungen anzustellen;

– ein berechtigtes Nachforschungsinteresse kann sich ebenfalls bei der Einstellung eines Jugendpflegers oder Jugendtrainers nach Vorstrafen wegen Sexualdelikten oder bei der Einstellung eines Kassierers nach Vermögensdeliken ergeben

Zu beachten ist, dass sich § 32 Abs. 1 Satz 2 ausschließlich auf Straftaten bezieht. Ordnungswidrigkeiten, Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten oder interner Richtlinien sind nicht von dieser Norm umfasst (vgl.BT-Drucks. 16/13657, S 21).

Anhaltspunkte für eine Straftat

Es muss vor jedem Datenumgang im Sinne des § 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG ein konkreter Anhaltspunkt für die Straftat eines bestimmten Beschäftigte bestehen. Soweit nur abstrakte Indizien auf eine mögliche Verwirklichung eines Deliktes irgendeines Beschäftigten hinweisen, kommt § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG zur Anwendung.

Dokumentation und Erforderlichkeit

Sollte der Arbeitgeber konkrete Anhaltspunkte für die Straftat haben, muss er alle Verdachtsmomente, die auf die Straftat eines oder mehrerer Beschäftigter hinweisen, dokumentieren. Die Intensität der Maßnahme, die der Arbeitgeber zur Aufdeckung der Straftat unternimmt (was in den meisten Fällen auf eine Überwachung hinauslaufen wird), muss sich an der Schwere der vermuteten Straftat messen. Nur ein solcher Umgang (also Erheben, Verarbeiten oder Nutzen) mit den Beschäftigtendaten ist zulässig, welcher erforderlich ist, den Zweck der Aufdeckung der Straftat zu verwirklichen.

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