Die Bezüge des Geschäftsführers können sich aus dem laufenden Gehalt, verschiedenen Tantiemen und Nebenleistungen zusammensetzen.

Festes Gehalt

Das laufende Gehalt eines Fremdgeschäftsführers kann in der Regel frei vereinbart werden. Lediglich beim Gesellschafter-Geschäftsführer muss eine Angemessenheitsprüfung der Gesamtausstattung geachtet werden. Bei herrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ist zudem erforderlich, dass das Gehalt:

a) von vornherein zivilrechtlich wirksam ist und
b) eindeutig und klar bestimmt ist sowie
c) tatsächlich durchgeführt sein.

Regelmäßig sind das Gehalt sowie eventuelle Nebenleistungen am Monatsende zu bezahlen. Eine lediglich jährliche Gehaltsauszahlung sollte bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer vermieden werden.

Zivilrechtlich wirksame Vereinbarungen

Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer werden Zahlungsvereinbarungen steuerlich nur dann anerkannt, wenn sie zivilrechtlich wirksam vereinbart worden sind.
Die Vereinbarungen dürfen nicht gegen das Selbstkontrahierungsverbot gemäß § 181 BGB verstoßen. D.h. der Geschäftsführer kann nicht gleichzeitig als Vertreter der GmbH mit sich selbst einen Vertrag abschließen. Dies hat besondere Bedeutung für den „Ein-Mann-Gesellschafter“, denn auch er unterliegt dem Selbstkontrahierungsverbot. Es ist daher notwendig, dass der Gesellschafter-Geschäftsführer für eine wirksame Vertretung der Gesellschaft wirksam vom Selbstkontrahierungsverbot befreit ist. Eine solche Befreiung kann nur durch den Gesellschaftervertrag oder aufgrund einer im Gesellschaftsvertrag enthaltenen Ermächtigung erfolgen.

Grundsätzlich sind auch mündliche Vereinbarungen möglich und zulässig. Zu beachten ist, dass eine mündliche Vereinbarung zweifelsfrei nachgewiesen werden kann. Dies ist insbesondere möglich durch monatliche wiederkehrende Gehaltszahlungen, ordnungsgemäße Verbuchung und regelmäßige Abführung von Lohnsteuer und Sozialvericherungsbeiträgen, die von Beginn der Vereinbarung an zu führen sind.

Bestehende Schriftformklauseln im Gesellschaftsvertrag sollten eingehalten werden, auch wenn nach der Rechtsprechung die Aufhebung einer solchen Klausel durch mündliche Vereinbarung möglich sein soll. 

Eindeutige Regelungen

Vergütungsregelungen an Gesellschafter-Geschäftsführer oder diesen nahe stehenden Personen müssen von vornherein klar und eindeutig vereinbart sein. D.h. die Vereinbarung muss vor Beginn des Geschäftsjahres, für welches die Zahlung erbracht werden soll, getroffen werden. Nachzahlungen im laufenden Geschäftsjahr sind verboten. Das betrifft sowohl nachträgliche Erhöhungen des laufenden Gehalts als auch nachträgliche Vereinbarungen von Sonderzahlungen.

Insbesondere Vereinbarungen über Sondervergütungen wie bspw. Tantiemen müssen so eindeutig geregelt sein, dass deren Höhe allein durch Rechenvorgänge genau ermittelt werden kann. Dies gilt auch für alle Nebenleistungen zum Gehalt, wie Dienstwagen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Reisespesen etc..

Tatsächliche Durchführung

Die vereinbarten Zahlungen müssen auch tatsächlich geleistet werden. Anderenfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Das bedeutet, dass bspw. monatliche Gehaltszahlungen jeweils pünktlich ausbezahlt werden müssen.

Tantiemen

Zum festen Grundgehalt können Tantiemen gezahlt werden. Tantiemen sind variable Erfolgsbeteiligungen am Unternehmensumsatz.

Gewinnabhängige Tantiemen für den Fremdgeschäftsführer unterliegen keinerlei steuerlichen Besonderheiten, sondern sind Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Hingegen ist bei der Gewährung von Tantiemen an den Gesellschafter-Geschäftsführer Vorsicht geboten und es sind besondere Vorgaben der Rechtsprechung zu beachten:

a) Bemessungsgrundlage
Wie beim Gehalt an den Gesellschafter-Geschäftsführer gilt auch für Tantiemen, dass die Bemessungsgrundlage vor Beginn des Geschäftsjahres, für welches die Tantieme bezahlt wird, klar und eindeutig geregelt sein muss. Häufig wird in der Praxis als Bemessungsgrundlage an den steuerpflichtigen Gewinn der GmbH angeknüpft.

b) Angemessenheit der Tantieme
Die Tantieme muss angemessen sein. Die Angemessenheit kann durch folgende Kriterien ermittelt werden:

Die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Geschäftsführers muss insgesamt angemessen sein (also Festgehalt zzgl. Sondervergütung).

Die Tantieme stellt eine verdeckte Gewinnausschüttung dar, wenn sie mehr als 50 % des Jahresüberschusses der GmbH ausmacht. Dabei wird der Jahresüberschuss vor Abzug der Tantieme, Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer zu Grunde gelegt.

Die Tantieme muss im Verhältnis zum Festgehalt des Gesellschafter-Geschäftsführer stehen. Der Richtwert beträgt 25 % Tantieme zu 75 % Festgehalt.

Als Berechnungsmethode für das angemessene Verhältnis von Tantieme und Festgehalt kann folgendes gelten:

– Zunächst wird eine angemessene Gesamtausstattung des Geschäftsführers ermittelt.
– 25 % des sich ergebenden Betrages entfallen auf die Tantieme.
– Ermittlung des voraussichtlich maßgeblichen Durchschnittsgewinns der GmbH im Wege der
  Zukunftsprognose als Bemessungsgrundlage für die Tantieme.
– Bildung des Verhältnisses des Tantiemenbetrages zur Tantiemenbemessungsgrundlage, woraus sich
  dann der angemessene Tantiemenprozentsatz ergibt, der für höchstens 3 Jahre gewährt werden
  kann.

Pensionszusagen

Pensionszusagen einer GmbH können steuerrechtlich von Vorteil sein. Für die steuerliche Anerkennung muss die Pensionszusage in der Handelsbilanz gebildet werden.
Für die Anerkennung einer Pensionsrückstellung muss zunächst eine zivilrechtlich wirksame Pensionsverpflichtung vorliegen. Das setzt voraus, dass das zuständige Organ die Pensionszusage gegeben hat. Dies ist die Gesellschafterversammlung, wenn die Satzung keine andere Zuständigkeit festgelegt hat. Weiterhin muss die Zusage schriftlich und ohne schädliche Vorbehalte erteilt werden (z.B. beliebige Veränderung oder Entziehung der Anwartschaften). Außerdem darf die Pensionszusage nicht gewinnabhängig ausgestaltet sein.

Die Rechtsprechung stellt noch weitere Voraussetzungen an eine wirksame Pensionszusage: Ernsthaftigkeit, Erdienbarkeit, Finanzierbarkeit, Angemessenheit.

a) Ernsthaftigkeit
Das Merkmal der Ernsthaftigkeit knüpft an Altersgrenzen und Probezeiten an. Eine ernsthafte Vereinbarung kann erst angenommen werden, wenn die vertragliche Altersgrenze, ab welcher die Pensionszusage ausgezahlt wird, bei 60 bis ca. 75 Jahren anerkannt, wobei ein Pensionsalter von deutlich über 70 Jahren eher gegen eine Ernsthaftigkeit spricht.

Für die Ernsthaftigkeit weiter erforderlich ist, dass die Zusage erst nach einer ausreichenden Probezeit ergeht, was jedoch nur bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer von Bedeutung ist. Die Probezeit ist die Zeit zwischen Dienstbeginn und der erstmaligen schriftlichen Pensionsvereinbarung. Wenn die GmbH bereits seit einiger Zeit existiert und ein neuer beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer in die GmbH eintritt, ist in der Regel eine zwei- bis dreijährige Probezeit ausreichend. Wenn die GmbH hingegen neu gegründet wurde, ist eine Probezeit von grundsätzlich mindestens 5 Jahren erforderlich.

b) Erdienbarkeit
Bei dem Merkmal der Erdienbarkeit ist zwischen beherrschenden und nicht beherrschenden Gesellschaftern-Geschäftsführern zu unterscheiden.

Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer wird immer eine Restdienstdauer von 10 Jahren vorausgesetzt. Das bedeutet, dass der Zeitraum nach Erteilung der Zusage noch 10 Jahre betragen muss, in welchem die Pensionsabrede erdient wird. Außerdem darf der Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Pensionszusage das 60. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Beim nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer muss der Beginn der Betriebszugehörigkeit zum Zeitpunkt des Eintritts in den Ruhestand mindestens 12 Jahre zurückliegen und die Pensionsabrede muss mindestens 3 Jahre bestanden haben. Auch er darf im Zeitpunkt der Pensionszusage das 60. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

c) Finanzierbarkeit
Die Finanzierbarkeit wird anhand eines fiktiven vorzeitigen Versorgungsfalles geprüft. In einem solchen Fall wird die Pensionsrückstellung auf den Barwert der künftigen Versorgungsleistung aufgestockt. In zeitlicher Hinsicht wird auf den Bilanzstichtag abgestellt. Führt in diesem Zeitpunkt der Barwert der künftigen Versorgungsleistungen am Ende des Wirtschaftsjahres zu einer bilanziellen Überschuldung der GmbH, wird die Finanzierbarkeit verneint.

Die Überprüfung der Finanzierbarkeit soll sowohl im Zeitpunkt der Zusageerteilung und einer wesentlichen Zusageänderung, als auch bei einer wesentlichen Verschlechterung der wirtschaftlichen Lage der GmbH erfolgen.

d) Angemessenheit
Die Angemessenheit wird hinsichtlich zweier Aspekte überprüft.

– Zum Einen darf die Zusage zu keiner Überversorgung führen, wobei die Obergrenze bei 75% der
  letzten Aktivbezüge liegt.

– Zum anderen wird die Pensionszusage mit einer fiktiven Jahresnettoprämie berücksichtigt, welche
  dem Betrag entspricht, den der Gesellschafter-Geschäftsführer für eine entsprechende Versicherung 
  zu zahlen hätte (abzüglich Abschluss- und Verwaltungskosten).

Nebenleistungen

Zu dem laufenden Festgehalt und den Tantiemen können Nebenleistungen in verschiedenster Form kommen. Nebenleistungen werden individualvertraglich festgelegt und können bspw. sein:

a) Dienstwagen

b) Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und bei Tod,

c) Mutterschutz und Elternzeitregelungen,

d) Urlaubs- und Urlaubsgeld sowie Weihnachtsgeldregelungen,

e) Dienstwohnung,

f) Telefonkostenregelung,

g) Abfindungen,

h) Zuschüsse zur Sozialversicherung.

a) Dienstwagen

Üblicherweise haben Geschäftsführer unabhängig von der Größe der GmbH einen Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf. Denkbar ist auch, dass kein Firmenwagen gestellt wird, dafür die GmbH aber dem Geschäftsführer alle Kosten für seinen eigenen PKW erstattet.

Auch bei der Gewährung eines Firmenwagens besteht die Gefahr der verdeckten Gewinnausschüttung. Daher sollte schriftlich vereinbart werden, um welchen PKW es sich bei dem Firmenwagen handelt.

Steuerlich betrachtet stellt der Firmenwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Steuer zu leisten ist:

Führung eines Fahrtenbuchs und Abrechnung der privat gefahrenen Kilometer

1 % des Gesamtkaufpreises wird im Monat als geldwerter Vorteil festgesetzt; dazu kommen die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03 % des inländischen Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

Werden mehrere Firmenwagen benutzt, kann für die einzelnen Fahrzeuge ein Fahrtenbuch geführt werden aber auch die 1 %-Regelung genutzt werden, d.h. es können beide Möglichkeiten parallel genutzt werden. Für Firmenfahrzeuge ist hinsichtlich der Umsatzsteuer zu 100 % der Vorsteuerabzug gegeben.

b) Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und bei Tod

Der Geschäftsführer ist zwar kein Arbeitnehmer im arbeitsrechtlichen Sinne, jedoch sind die §§ 616 ff. BGB anwendbar. Somit hat er Anspruch auf Entgeltfortzahlung gemäß §§ 3 Abs. 1, 4 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz auch ohne jede vertragliche Vereinbarung. Darüber hinaus kann vertraglich ein Entgeltfortzahlungszeitraum im Krankheitsfall von mehr als 6 Wochen vereinbart werden.

Ist ein Geschäftsführer verstorben, wird üblicherweise seiner Witwe für einen bestimmten Zeitraum das Gehalt weitergezahlt. Dies muss dann jedoch vertraglich vereinbart sein.

c) Mutterschutz und Elternzeit

Da Geschäftsführerinnen keine Arbeitnehmerinnen i.S.d. Arbeitsrechts sind, gilt das Mutterschutzgesetz für sie nicht. Allerdings kann vertraglich vereinbart werden, dass das Gesetz Anwendung finden soll (entweder ganz oder teilweise). Dabei kann bspw. von den gesetzlich vorgesehenen Mutterschutzfristen nach oben aber auch nach unten abgewichen werden.

Es besteht für Geschäftsführerinnen ein Anspruch auf Kindergeld und Erziehungsgeld, jedoch kein Anspruch auf Elternzeit.

d) Urlaub und Urlaubsgeld, Weihnachtsgeldregelungen

Das Bundesurlaubsgesetz findet auf Geschäftsführer keine Anwendung. Eine Vereinbarung, dass das Gesetz gelten soll, ist zulässig. Im Anstellungsvertrag sollte sich eine Urlaubsregelung befinden. Sollte aufgrund der wirtschaftlichen Lage der GmbH der Urlaub nicht genommen werden können, kann der Urlaubsanspruch in Geld abgegolten werden. Auch das Urlaubsgeld kann individualvertraglich vereinbart werden. Dies gilt auch für die Zahlung von Weihnachtsgeld. Regelmäßig erhält der Geschäftsführer ein Jahresgehalt, welches in 12 Monatsraten ausgezahlt wird oder es wird ein 13. und/oder 14. Monatsgehalt gezahlt.

Bei diesen vertraglichen Regelungen müssen klare und eindeutige Vereinbarungen vorliegen, um der Gefahr einer verdeckten Gewinnausschüttung entgegenzuwirken.

e) Dienstwohnung, Telefonkostenregelung

Übernimmt die GmbH die Kosten für einen Telefonanschluss in der Privatwohnung des Geschäftsführers, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der lohnsteuerpflichtig ist.

Die vom Geschäftsführer zu zahlende Miete für eine Dienstwohnung liegt oftmals unter den ortsüblichen Mieten des Wohnungsmarktes. Darin liegt ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist.

f) Darlehen

Zunächst ist zu unterscheiden zwischen Darlehen, welches die GmbH dem Fremdgeschäftsführer gewährt oder aber dem Gesellschafter-Geschäftsführer. In beiden Fällen gilt jedoch, dass das Darlehen nicht aus dem Stammkapital der GmbH entnommen werden darf.

Unproblematisch sind Darlehen an Fremdgeschäftsführer (auch zinslose). Sie brauchen nicht im Anstellungsvertrag geregelt werden, sondern können durch die Gesellschafterversammlung gewährt werden. Ist das Darlehen zinslos, liegt ein zu versteuernder geldwerter Vorteil vor (Lohnsteuer).

Bei Darlehen an Gesellschafter-Geschäftsführer besteht die Gefahr der verdeckten Gewinnausschüttung. Eine Darlehensgewährung kann von vornherein im Anstellungsvertrag festgehalten werden, um das Risiko der verdeckten Gewinnausschüttung zu reduzieren. Die Darlehensgewährung muss einer Angemessenheitsprüfung unterzogen werden und es ist eine Bewertung des Sachbezuges gemäß § 8 Abs. 2 Einkommenssteuergesetz bzw. § 8 Abs. 3 Einkommenssteuergesetz vorzunehmen.

g) Abfindungen

Oftmals wird bei vorzeitiger Abberufung des Geschäftsführers eine Abfindung gezahlt. Eine Abfindung wird von der GmbH gezahlt, weil das Dienstverhältnis von Seiten der GmbH aufgelöst wurde. Abfindungen dienen dem Ausgleich von Nachteilen wegen des Arbeitsplatzverlustes. Eine Vereinbarung, dass im Falle einer außerordentlichen Kündigung eine Abfindung durch die GmbH zu zahlen ist, ist nichtig, da sie das außerordentliche Kündigungsrecht unzulässig einschränkt.

Abfindungen sind in voller Höhe zu versteuern.

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