Der Geschäftsführer muss den täglichen Geschäftsverkehr sowie laufende Kreditgeschäfte regelmäßig überprüfen. Dazu gehört die Kontrolle des täglichen Postein- und -ausgangs. Geschäftsbriefe der GmbH die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen die Voraussetzungen des § 35 a GmbH-Gesetz erfüllen.
Geschäftsbriefe müssen folgende Angaben enthalten:
– Rechtsform, also GmbH
– Sitz der GmbH
– Registergericht des Sitzes der GmbH
– Handelsregisternummer der GmbH
– Namen der Geschäftsführer
– Bestehen eines Aufsichtsrates sowie Name des Vorsitzenden bei bestehendem Aufsichtsrat.
Bei Nichtbeachtung dieser Vorgaben kann den Geschäftsführern durch das Registergericht ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 € auferlegt werden.
Besondere Beachtung muss der Geschäftsführer in eigenem Interesse daran haben, die Rechtsform GmbH bei jedem Scheck oder jeder Bestellung anzugeben. Das gilt für mündliche wie auch für schriftliche Geschäftskontakte. Es muss deutlich werden, dass der Geschäftsführer für die GmbH handelt und nicht privat. Wird der GmbH-Zusatz nicht angegeben, kann es unter Umständen zu einer persönlichen Haftung des Geschäftsführers für getätigte Geschäft kommen.
Der Geschäftsführer muss die wirtschaftliche Lage und Entwicklung der Gesellschaft laufend beobachten und sich ggf. einen Überblick über den Vermögensstand verschaffen.