Nach § 41 GmbH-Gesetz sind die Geschäftsführer verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen. Die Anforderungen an die Buchführung ergeben sich aus § 238 HGB:
Darstellung der Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung,
Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann,
Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Fehlbeträge, die sich aus unzuverlässiger Buchführung ergeben und nicht aufgeklärt werden können, müssen der GmbH vom Geschäftsführer ersetzt werden.

Die Pflicht zur Buchführung ergibt sich nicht erst mit der Eintragung ins Handelsregister sondern bereits mit der Aufnahme der Geschäfte.

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